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タイトル
Text copied to clipboard!チーム会議コーディネーター
説明
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私たちは、チーム会議の計画、調整、実施を円滑に進めるためのチーム会議コーディネーターを募集しています。このポジションは、社内外の関係者との連携を図りながら、会議のスケジュール管理、議題の整理、議事録の作成、フォローアップの実施など、会議に関するあらゆる業務を担当します。チームの生産性とコミュニケーションの向上を支援する重要な役割です。
理想的な候補者は、優れた組織力とコミュニケーション能力を持ち、複数のタスクを同時に管理できる能力が求められます。また、会議ツールやスケジューリングソフトウェアに精通しており、細部に注意を払える方が望ましいです。リモートワークやハイブリッドワーク環境においても柔軟に対応できる方を歓迎します。
この職務では、会議の目的と成果を明確にし、参加者が最大限の効果を得られるようにサポートすることが求められます。議題の事前共有、資料の準備、時間管理、会議後のアクションアイテムの整理と配信など、会議の前後にわたる包括的なサポートを提供します。
また、部門間の調整や、経営陣との連携も必要となるため、ビジネスマナーや機密情報の取り扱いに関する理解も重要です。チームの一員として、円滑な業務運営に貢献し、組織全体の効率化を推進する役割を担っていただきます。
責任
Text copied to clipboard!- 会議のスケジュール調整とカレンダー管理
- 会議議題の収集と整理
- 会議資料の準備と配布
- 会議中の議事録作成と記録管理
- 会議後のアクションアイテムの整理とフォローアップ
- 関係者との連絡調整とリマインダー送信
- 会議ツール（Zoom、Teamsなど）の設定とサポート
- 会議の時間管理と進行サポート
- 会議の効果測定と改善提案
- 部門間の調整と情報共有の促進
要件
Text copied to clipboard!- 事務職またはコーディネーターとしての実務経験（2年以上）
- 優れたコミュニケーション能力と対人スキル
- マルチタスク能力と時間管理スキル
- Microsoft Office（特にOutlook、Word、Excel）の操作スキル
- Zoom、Microsoft Teamsなどの会議ツールの使用経験
- 日本語でのビジネス文書作成能力
- 細部に注意を払える性格
- 機密情報の取り扱いに関する理解
- 柔軟な対応力と問題解決能力
- チームワークを重視する姿勢
潜在的な面接質問
Text copied to clipboard!- これまでに会議の調整や運営を担当した経験はありますか？
- 複数の会議を同時に管理したことはありますか？
- 使用経験のある会議ツールを教えてください。
- 議事録の作成経験はありますか？
- チーム間の調整で工夫したことはありますか？
- 時間管理で意識していることは何ですか？
- リモート環境での会議運営経験はありますか？
- ビジネスマナーに関して自信のある点を教えてください。
- 突発的なスケジュール変更にどう対応しますか？
- この職種で最も重要だと思うスキルは何ですか？
